วิธีเสนอข่าวต่อนักข่าว

คุณต้องมีข่าวเฉพาะเจาะจงหนึ่งเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การระดมทุนรอบสำคัญ การศึกษาพิเศษที่มีข้อสรุปชัดเจน หรือความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญต่อเหตุการณ์ข่าวล่าสุด ล้วนเป็นข้อมูลที่ใช้ได้ 'เรามีอยู่และเรายอดเยี่ยม' ไม่ถือเป็นข่าว เป้าหมายของคุณคือการมอบเรื่องราวให้ผู้สื่อข่าว ที่ผู้ชมของพวกเขาต้องการอ่าน

คุณยังต้องเข้าใจเรื่องเล่าของตัวเองอย่างชัดเจนด้วย ประโยคเดียวที่คุณต้องการให้ผู้อ่านจดจำคืออะไร หากคุณเป็นบริษัทฐานข้อมูลที่ประกาศฟีเจอร์ใหม่ ข่าวไม่ใช่ 'การค้นหาที่เร็วขึ้น' แต่คือ 'การขจัดข้อแลกเปลี่ยนระหว่างความเร็วและต้นทุนสำหรับการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์' ให้เน้นที่ประโยชน์ต่อผู้ใช้ ไม่ใช่คุณสมบัติทางเทคนิค

ค้นหาบทความล่าสุดเกี่ยวกับคู่แข่งหรือปัญหาที่คุณแก้ไข ใช้ตัวดำเนินการค้นหา เช่น สำหรับบริษัทที่ทำซอฟต์แวร์จัดการโครงการสำหรับสถาปนิก คุณอาจค้นหาใน Google ด้วยคำว่า 'site:techcrunch.com "project management" architects' แล้วดูชื่อผู้เขียนบทความ นักข่าวที่เขียนบทความนั้นเมื่อหกเดือนก่อนเป็นเป้าหมายที่ดีกว่านักข่าวเทคโนโลยีทั่วไป

ตรวจสอบหน้าเนื้อหาหลักของสำนักพิมพ์หรือประวัติส่วนตัวของนักข่าว นักข่าวที่ครอบคลุม 'enterprise SaaS' เป็นเป้าหมายกว้าง ส่วนคนที่ประวัติระบุว่า 'ฉันเขียนเกี่ยวกับวิธีที่ซอฟต์แวร์กำลังเปลี่ยนแปลงอุตสาหกรรมการก่อสร้าง' เป็นเป้าหมายที่ชัดเจน คนหลังคือเป้าหมายของคุณ หากคุณไม่พบบทความที่เกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันจากนักข่าวคนนั้น แสดงว่าเขาไม่เหมาะ อย่าส่งข่าวให้เขา

บางสัญญาณหมายความว่าคุณไม่ควรส่งข้อเสนอ หากไบโอบนทวิตเตอร์ของนักข่าวหรือบทความล่าสุดแสดงความไม่พอใจอย่างชัดเจนต่อข้อเสนอในหมวดหมู่ของคุณ ให้ข้ามพวกเขาไป หากบทความล่าสุดของพวกเขาเกี่ยวกับหัวข้อของคุณเกิดขึ้นเมื่อกว่า 18 เดือนที่แล้ว พวกเขาอาจเปลี่ยนสายงานไปแล้ว หากสำนักพิมพ์มีกระบวนการส่งบทความอย่างเป็นทางการที่ระบุไว้ในหน้า 'เขียนให้เรา' ให้ใช้กระบวนการนั้นแทนการส่งอีเมลโดยตรง

ปัจจัยที่ทำให้ไม่เหมาะสมที่พบบ่อยที่สุดคือความเกี่ยวข้อง นักข่าวเทคโนโลยีในสำนักพิมพ์ข่าวทั่วไปอาจครอบคลุมบริษัทแพลตฟอร์มขนาดใหญ่ การเสนอเครื่องมือ B2B ที่เฉพาะเจาะจงของคุณให้พวกเขาเป็นการเสียเวลาทั้งของพวกเขาและของคุณ จงซื่อสัตย์อย่างมากว่าความเห็นของคุณเหมาะกับเนื้อหาของสำนักพิมพ์และความสนใจที่ระบุไว้ของนักข่าวหรือไม่

หัวเรื่องต้องชัดเจนและตรงไปตรงมา ควรสื่อถึงความเกี่ยวข้องกับขอบเขตงานของนักข่าวนั้นๆ โดยใช้รูปแบบ 'Pitch: [ชื่อบริษัท] เปิดตัว X เพื่อแก้ปัญหา Y สำหรับ [กลุ่มเป้าหมาย]' ซึ่งเป็นโครงสร้างที่ใช้งานได้จริง เช่น กรณีซอฟต์แวร์สำหรับสถาปนิก อาจใช้ 'Pitch: Bricklayer PM เปิดตัวเครื่องมือติดตามต้นทุนสำหรับบริษัทสถาปนิกขนาดเล็ก' หลีกเลี่ยงคำเช่น 'สุดยอด', 'ปฏิวัติวงการ' หรือ 'ข่าวพิเศษ' เว้นแต่คุณมีข่าวพิเศษจริงๆ

ทดสอบหัวเรื่องโดยถามตัวเองว่าคนร่วมงานสามารถเดาขอบเขตงานของนักข่าวจากหัวเรื่องนี้ได้หรือไม่ 'ข่าวจาก Bricklayer' เป็นตัวอย่างที่ไม่ผ่าน ในขณะที่ 'เครื่องมือใหม่สำหรับการจัดการงบประมาณโครงการสถาปนิก' เป็นตัวอย่างที่ผ่าน ควรทำให้หัวเรื่องสั้นไม่เกินสิบคำ เป้าหมายคือให้อีเมลถูกเปิดอ่าน ไม่ใช่การเล่าเรื่องทั้งหมด

เริ่มต้นด้วยประโยคเดียวที่แสดงว่าคุณได้อ่านผลงานของพวกเขา 'ฉันเห็นบทความของคุณเกี่ยวกับการนำซอฟต์แวร์ BIM มาใช้ในสำนักงานขนาดเล็ก และคิดว่าคุณอาจสนใจเครื่องมือใหม่ที่แก้ไขปัญหาค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณที่คุณพูดถึง' วิธีนี้สร้างความเกี่ยวข้องได้ทันที

ย่อหน้าถัดไป ระบุข่าวของคุณอย่างตรงไปตรงมา 'วันนี้เราเปิดตัว BudgetTrack ซึ่งเป็นโมดูลภายใน Bricklayer PM ที่คาดการณ์ค่าใช้จ่ายโครงการเทียบกับประมาณการเดิมโดยอัตโนมัติ ระบบจะแจ้งเตือนความคลาดเคลื่อนทันทีที่มีการบันทึกคำสั่งซื้อวัสดุ' อธิบายว่ามันคืออะไรและทำไมจึงสำคัญ

เสนอขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน 'ฉันสามารถจัดสาธิตสั้นๆ กับผู้ก่อตั้งของเรา ซึ่งเป็นสถาปนิกที่มีใบอนุญาต นอกจากนี้เรายังมีสรุปย่อหนึ่งหน้าและเจ้าของบริษัทขนาดเล็กสามรายที่เป็นผู้ทดสอบเบต้าที่พร้อมให้สัมภาษณ์' ทำให้ง่ายสำหรับพวกเขาที่จะตอบตกลง ปิดท้ายด้วยลายเซ็นมาตรฐาน อีเมลทั้งหมดควรอ่านจบได้โดยไม่ต้องเลื่อนบนหน้าจอมือถือ

ห้ามแนบข่าวประชาสัมพันธ์ ไฟล์ PDF หรือรูปภาพ ให้ใส่ลิงก์ไปยังหน้าข่าวประชาสัมพันธ์บนเว็บไซต์ของคุณหากจำเป็น อย่าเขียนว่า 'ฉันรู้ว่าคุณยุ่งมาก' อย่าใช้ภาษาที่เกินจริง อย่าทำให้อีเมลเล่าถึงการเดินทางของบริษัทคุณ อย่ารวมลิงก์มากกว่าหนึ่งลิงก์ อย่าซ่อนคำขอไว้ในย่อหน้าที่สาม ข่าวหลักต้องอยู่ในส่วนแรกของข้อความที่มองเห็นได้โดยไม่ต้องเลื่อน

อย่าส่งข้อเสนอที่ทำให้ผู้สื่อข่าวต้องเข้าใจศัพท์เฉพาะในอุตสาหกรรมของคุณ ให้แปลทุกคำ 'Our new idempotent write API' ควรเป็น 'วิธีใหม่สำหรับนักพัฒนาในการส่งข้อมูลที่ป้องกันการซ้ำซ้อนโดยไม่ตั้งใจ' หากคุณอธิบายให้เข้าใจง่ายไม่ได้ แสดงว่าคุณยังไม่พร้อมที่จะเสนอข่าวนั้น

การเสนอข่าวที่ตรงเป้าหมายและดีต่อนักข่าวที่คุณได้ศึกษามาอย่างดี อาจได้รับอัตราการตอบรับ 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ การตอบรับอาจเป็นคำปฏิเสธ 'ไม่เหมาะกับฉัน' การขอข้อมูลเพิ่มเติม หรือการนัดสัมภาษณ์ หากคุณส่งข้อเสนอข่าวยี่สิบฉบับและได้รับคำตอบรับเชิงบวกหนึ่งครั้ง นั่นถือว่าการรณรงค์ประสบความสำเร็จ ปริมาณไม่ใช่เป้าหมาย ความแม่นยำต่างหากที่สำคัญ

หากคุณไม่ได้รับเสียงตอบรับใดๆ หลังจากห้าวันทำการ คุณอาจส่งอีเมลติดตามผลได้หนึ่งครั้ง ให้ส่งต่อข้อเสนอข่าวเดิมของคุณและเพิ่มบรรทัดเดียวที่ด้านบน เช่น 'อยากขอทบทวนเรื่องนี้ให้อยู่บนสุดในกล่องจดหมายของคุณ เผื่อว่ามันอาจถูกกลบไป' อย่าเพิ่มข้อมูลใหม่หรือถามว่าพวกเขาได้รับอีเมลหรือไม่ หากไม่มีคำตอบกลับจากการติดตามผล นั่นหมายความว่าคำตอบคือไม่ ให้ลบนักข่าวรายนั้นออกจากรายชื่อของคุณสำหรับข่าวเรื่องนี้

หากคุณส่งข้อเสนอไปห้าสิบฉบับแล้วไม่ได้รับคำตอบแม้แต่ครั้งเดียว ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การติดตามผล ปัญหาอยู่ที่รายชื่อผู้สื่อข่าว ข่าวสาร หรือตัวข้อเสนอเอง กลับไปดูขั้นตอนแรก ข่าวของคุณเป็นข่าวจริงหรือไม่ คุณเลือกเป้าหมายผู้สื่อข่าวที่แสดงความสนใจในหัวข้อนี้จริง ๆ เมื่อไม่นานมานี้หรือเปล่า บรรทัดหัวเรื่องเชื่อมโยงกับสายงานของพวกเขาชัดเจนไหม เนื้อหาในอีเมลพูดถึงปัญหาของผู้อ่านพวกเขาหรือไม่

บางครั้งเรื่องราวอาจยังไม่พร้อมสำหรับการเผยแพร่สู่ภายนอก ในกรณีเช่นนี้ ให้เปลี่ยนความพยายามไปที่ช่องทางอื่นแทน เช่น การเขียนบทความให้สื่อหรือการพูดในงานประชุมอุตสาหกรรม คุณสามารถกลับมาทำการเสนอบทความให้สื่ออีกครั้งเมื่อคุณมีเรื่องเล่าที่แข็งแกร่งขึ้นหรือมีข้อมูลใหม่ที่น่าสนใจ

ส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดในกระบวนการนี้คือการวิจัย การค้นหานักข่าวทุกคนที่เขียนเกี่ยวกับคู่แข่งของคุณในปีที่ผ่านมาเป็นงานค้นหาที่ต้องทำด้วยตนเอง เครื่องมือบางอย่างสามารถทำให้การค้นพบนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น Mentionry มีเครื่องมือที่ค้นหาผู้สื่อข่าวที่เคยเขียนถึงคู่แข่งของคุณ และร่างข้อความเสนอแนะส่วนตัวโดยอิงจากบทความเฉพาะที่พวกเขาเขียน ต้นฉบับจะถูกเขียนลงใน Gmail ของคุณและส่งจากที่นั่น เครื่องมือจะส่งข้อความจากกล่องจดหมายที่คุณเชื่อมต่อไว้

การใช้เครื่องมือเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานจาก 'ค้นหา ประเมิน เขียน' เป็น 'ประเมิน แก้ไข' คุณยังคงต้องประเมินว่านักข่าวแต่ละคนเหมาะสมหรือไม่ และปรับแก้ร่างข้อความให้สอดคล้องกับน้ำเสียงของคุณ ซอฟต์แวร์จะจัดการกับส่วนที่ซ้ำซ้อนในการค้นหาและร่างแรกของประโยคส่วนตัว ซึ่งเป็นส่วนที่น่าเบื่อที่สุดในการเขียนด้วยตนเอง